仕事効率化

ビジネスメールを効率化しよう!劇的にスピードが上がった方法とは

こんにちは、おかぴです。

メール対応に追われがちなビジネスマンへ。
煩わしいメール文の入力、効率化させましょう。

僕は働き方改革のサポートをする仕事をしています。
職場も効率化がされていて、働きやすい環境ですね。

そんな僕が試して効果のあったのが"ツール"の使用。

今回は、ビジネスメールを素早く送るツールを紹介します。
(実際に僕が愛用しているツールです!)

この記事を読んでわかること

  • ビジネスメール効率化に必要なこと
  • メールを爆速化するツールの紹介
  • 『Clippy』『Clibor』を使うべき理由
  • 『Clippy』『Clibor』のインストール方法

メール効率化に必要なこと

メールを送るビジネスマン

メール効率化に必要なことはなんでしょうか?
それは、テンプレを使いこなすことです。

メールのテンプレート機能は使っていますか?
例えば以下のような定型文。

  • 「お世話になっております」から始まる挨拶
  • 最後に挿入する署名

 

このようなテンプレを挿入する際、こんな方法はNGです。

  • テンプレートボタンにマウスを移動させる
  • そしてクリックして挿入

マウスの移動、クリック、テンプレの選択、クリック。
この作業には無駄が多いです。

これをキーボードだけを使って完結させていきましょう。
そのためのコピペ最強ツールをご紹介します。

  • Macユーザー向け:『Clippyクリッピー
  • Windowsユーザー向け:『Cliborクリボー

これをインストールして使うだけ!
それだけで、ビジネスメールが爆速で送れます。

ビジネスメールの効率化は必須

メールがたくさん届くところ

ビジネスメールの効率化は必須です。

なぜ必要なのか。その理由は以下の3つです。
  • 即レスは信用度を高めるから
  • 時間は有効活用すべきだから
  • ストレスが溜まるから

当たり前のことですよね。

ClippyとCliborでできること

ClippyとCliborで、実際何ができるのでしょうか?
箇条書きで説明します。
  • 定型文を複数登録して一瞬で貼れる
  • コピペするものを履歴から選べる
  • 複数のものを一気にコピペできる

僕はMacユーザーなので、Clippyをメインにご紹介しますね。

定型文を複数登録して一瞬で貼れる

定型文を複数登録して一瞬で貼れる。
これがClippyの最大の魅力ですね。
テンプレを複数登録して最小限の動作で貼付け可能。
Clippyでは定型文のことを"スニペット"と表します。

定型文登録自体はGメール等にも備わっています。
本当にすごいのはテンプレの貼り付け方。

before afterを見ていきましょう。
まずは従来の方法から。

Gメールの標準機能の場合は以下のような操作です。
  1. マウスで右下の3つの点をクリック
  2. 「テンプレート」にカーソルを合わせる
  3. 貼り付けたい定型文を選んでクリック
メール定型文貼り付け

 

それに対してafterはこちら。

  1. command+option+Vでスニペットを起動
  2. 貼り付けたいものをマウスでクリック
Clippyのスニペット貼り付け方法

Clippyの場合、一瞬で貼り付けができるんです。

「工程がひとつ減るだけ。たいした違いじゃない」
もしそう思うなら試してみてください。

工程がひとつ減るだけで劇的にラクになりますよ!
マウスやトラックパッドを動かす必要もないですし。

また、アプリの環境設定から細かい設定もできます。
起動コマンドは「ショートカット」から変更可能。
自分の使いやすいようにカスタマイズできます。

コピペするものを履歴から選べる

Clippyの2つ目のポイントはこれです。
コピーした履歴から選んでペーストできること。

初期設定では最大30個までコピーを記録できます。
コピペの履歴

これもコマンドは自分で設定できます。
僕はoption+Vでコピーの履歴を表示しています。

複数のものを一気にコピペできる

ちまちまコピペしていくの、大変じゃないですか?
そのコピペ、一気にできます。

この機能はClippyにはついていませんが、Cliborにはついています。
でもMacユーザーも大丈夫。
CopyLess2という別のツールを使えばこの機能を使えます。

では実際のイメージを見てみましょう。

これまで

  • コピー1→ペースト1
  • コピー2→ペースト2

CliborとCopyLess2

  • コピー1→コピー2
  • ペースト1→ペースト2

これまでは、一度にコピーできるのは1つのみ。
だからコピーとペーストを繰り返す必要がありました。

でもこれからは、そんな心配はいりません。
一気に複数コピーして、一気に複数ペーストできます。

インストール方法

最後にそれぞれのインストール方法を載せて終わります。

それぞれにリンクを貼っているので、ぜひご覧ください。

Cliborのインストールはこちら
>>Clibor

Clippyのインストールはこちら
>>Clippy

CopyLess2のインストールはこちら
>>CopyLess2

ビジネスメールの効率化まとめ

多忙なビジネスマンにとって、ビジネスメールの効率化は最重要といっても過言ではありません。

上記のようなツールをまだ使っていないなら、本当におすすめします。
ここまでの神ツールはなかなかありません。

これらのツールを使いこなして、ビジネスメールを効率化してみてくださいね。

この記事が多忙なビジネスマンの役に立てることを願っています。

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