仕事効率化

会議効率化を図る7つのルール 夜ふかし形式で議題を決める!?

2020年1月23日

こんにちは、おかぴです!

普段は様々なクラウドツールを使って効率的に仕事をしています。

そんな僕でも効率化に苦戦したのが会議。

ひとりではダメで、みんなの協力がないと会議の時間はどんどん伸びていくんですよね。

でも会議の効率を少しでも上げるために協力しあい、徐々に質の高い会議ができるようになりました。

悩む男性社員

会議はもっと効率化できるはず
みんなが協力するにはどうしたらいいんだろう

 

今回はそんな悩みを解決する7つのルールをご紹介します。

この記事を読めば、明日からの会議をもっと効率的に進めることができます。

会議が遅くなる原因

会議で悩む人

会議が遅くなる原因はなんでしょうか。

よくある原因として、以下の3つが考えられます。
  1. 議論内容やゴールが決まっていない
  2. 話が脱線する
  3. 参加メンバーが多すぎる

ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

1.議論内容やゴールが決まっていない

これは定期的に開催される会議・ミーティング(MTG)に多い傾向があります。

「今日は定期MTGだから集まろう」

「で、なに話す?」

これではグダグダの意味のない会議になるのは明白ですね。

「内容が決まっていてもゴールが決まってない」というのはよくある話。
会議が長引く典型的なパターンです。

2.話が脱線する

これも本当に多い。

ビジネスの世界では視野を広く持つのは大事なことですが、会議では逆効果になることも。

「そもそもさ、」「そういえば、」「それはそうとして、」

この3つの「そ」には注意しましょう。話が脱線する兆候です。

慣れてくると「そ」が聞こえた瞬間に脱線を予測できます。

3.参加メンバーが多すぎる

関係のない人が会議に加わるのはデメリットしかありません。
  • 発言せずに内職している
  • 発言して話がややこしくなる

大体このどちらかになる傾向があります。

内職するなら参加しない方が生産的だし、周りから見てもあまり気分の良いものではないです。
人の数だけ考えがあるので、より多い人数で話すとそれだけややこしくなるのは当然ですね。

会議効率化のためのセブンルール

会議でのチームワーク

では、具体的にどのような対策をすれば会議は効率化できるのでしょうか?

僕が実際に経験した方法をメインに、7つのルールを提案します。

ひとつ補足すると、これらすべてを行う必要はありません。
自分の会社に適した方法をイメージして選んでみてくださいね。

会議ルール1 夜ふかし形式でアジェンダを決める

これはアジェンダ(=議題)を事前共有せずに、当日決めようというものです。
ルール2と矛盾してしまうのですが、たまにはこういった趣向でやるのも面白くておすすめです。

大人気のバラエティ番組『月曜から夜ふかし』では、番組で話すテーマを8枚のカードから選びます。
そのテーマを議題に置き換えたのが、この夜ふかし形式の会議ですね。

ルールは簡単。
  1. 参加者は話したい議題を考えて会議に参加する
  2. 会議の冒頭でひとりずつ議題を発表する
  3. 出揃ったところでどの議題にするか多数決をとる
  4. 一番票が多かった議題について会議で話していく

これだけです。

実際に僕もやったことがありますが、会議で本当に話すべき内容が明確になるのでいいですね。
自分以外の議題を見て「たしかにその議題を話すべきだな」と思う機会も多いです。

会議ルール2 会議前にアジェンダを共有する

原則、アジェンダは必ず会議の2〜3日前に共有をしましょう。

事前にアジェンダを共有することによって、会議前に自分の意見をまとめておくことができます。

前回の会議で「次回は〇〇について話そう」と決まることもありますが、その場合は2〜3日前にリマインドをするのがベストです。

会議ルール3 終了時間と議題のゴールを明確にする

会議を開始するとき、終了時間と議題のゴールを明確にしましょう。

やる気のある男性社員

今日は30分で終わらせよう!
今回ここまでは結論を出そう!

最初に宣言することで、全員が同じ認識を持って会議を進めることができます。

ゴールを明確に決めることも大切です。
それにより、話が脱線する可能性を減らすことができます。
もし脱線したら、ファシリテーターをはじめみんなで協力して軌道修正していきましょう。

また、時計を設置するのも有効です。
実際Googleは、全員から見える位置に大きなタイマーを置いています。

タイマーだと通常の時計よりも時間の経過を意識させやすいので、会議に向いていますね。

会議ルール4 会議参加メンバーは最少人数で

人数は少なければ少ないほど効果的です。
なぜなら、内容の理解度に差のある人が多く混ざると議論が錯綜するから。

理解度の高い最少人数で議論して決定するのが、最もシンプルで質の高い会議です。

最少人数で会議を行うことで、関わりが薄くて内職をする人を排除することもできます。

本当に必要な人だけで話す方が内容の質が高まります。

会議ルール5 資料をペーパーレス化する

会議で配る資料を印刷するのはすぐにでもやめましょう。

印刷にかかる時間と紙、そして会議中にそれを読む時間が非常に無駄です。
Googleドキュメントや Wordで作成して共有すれば、大幅に時間を節約できます。

PowerPointも悪くはないですが、デザインにこだわりすぎて本末転倒にならないようにしましょう。

また、テキストデータはcommand(control)+Fで検索バーが表示されるので、テキストを探すのもラクです。
資料の文字を探すのは結構大変なので、検索機能はすごく便利ですよ。

会議ルール6 情報共有は会議でやらない

情報共有だけなら、Slackやチャットワークを使ってテキストで共有する方が遥かにはやいです。
Slackやチャットワークが使えないなら、社内メールでも構いません。

会議でやるべきことは「判断・決定」「問題解決」のみにしましょう。

会議ルール7 会議効率化ツールを使う

会議の仕組みを手っ取り早く変えたいなら、ツールを使うのもおすすめです。
ツールの導入だけで会議がスムーズになるのなら、使わないのはもったいないですよね。

「GIJI」や「Googleドキュメント」など便利なツールはたくさんあります。
実際に使ってみてからは、便利すぎてこれ以外考えられないですね。

別の記事にて詳しく書いています。

>>打ち合わせの効率化ツール5選!無駄な工程はカットしよう

「会議効率化を図る7つのルール 夜ふかし形式で議題を決める!?」まとめ

  • 会議の効率化はひとりではなくみんなの協力が必要
  • 会議が長引く原因は大きく3つある
  • 会議を効率化するための7つのルールはこれだ!
  1. 夜ふかし形式でアジェンダを決める
  2. 会議前にアジェンダを共有する
  3. 終了時間と議題のゴールを明確にする
  4. 会議参加メンバーは最少人数で
  5. 資料をペーパーレス化する
  6. 情報共有は会議でやらない
  7. 会議効率化ツールを使う
okサインをする男性社員

この中から自分の会社にあった方法を試してみよう!

会議の効率化は周りの協力が必要です。
自分が周りを巻き込むか、理解のある上司に相談しましょう。

あなたの有益な時間が無駄な会議に奪われないよう、会議の仕組みを変えていく必要があります。

より生産性の高い会議ができるよう、この記事が役に立てましたら幸いです。

 

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