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仕事効率化

リモートワークはツールを駆使しよう! 生産性UP間違いなし

  • リモートワークってなに?
  • ツールはなにを使えばいいの?

こんな疑問をわかりやすく解決します。

 

現在コロナウイルスの影響でリモートワークが推進されています。
でもいきなりやれって言われても困りますよね……。

僕自身リモートワークをするし、ベンチャー界隈の知り合いにもリモートワーカーはたくさんいます。
実体験や周りの声を参考に、使えるツールをまとめました。
ジャンルごとにわかりやすくご紹介します。

こんな人におすすめ!

  • リモートワークをはじめようとしてる人
  • リモートワークのツールを探してる人

リモートワークってなに?

リモートワークとは、オフィスから離れて遠隔で仕事をすること。
似た言葉に、テレワークがあります。

リモートワークとテレワークの違いや詳細についてはこちらから。
>>テレワークで働き方改革が加速する。コロナ対策としても注目!

 

ただ、リモートワークをしようにもメールやExcelだけだと不便なことも。
不便さを解消してリモートワークを円滑に進めるためにも、ツールの活用は必須です。

リモートワークで使えるツール紹介

リモートワークで使えるツールをご紹介します。
ただ、バラバラに紹介してもわかりづらいですよね。

そこで、見やすいようにジャンルごとにまとめてみました。

【ジャンル一覧はこちら】

  • コミュニケーション
  • Web会議(ミーティング)
  • プロジェクト管理

目当てのジャンルがあれば飛ばしても大丈夫です!
ぜひ試してみてくださいね!

ツール紹介①コミュニケーション編

コミュニケーションを取るふたり

リモートワークの課題として挙がるのが、情報共有が難しいこと。

社内にいれば口頭で言えば済むことも、メールだとややこしいですよね。
チームでの仕事だと、誰が誰に言っていまこういう状況で……などわかりづらい。

そんな課題を解決するツールを紹介します。

ChatWork(チャットワーク)

チャットワークはグループごとにチャットができるツール。
便利なのはなんといってもタスク機能です!!

タスク内容と担当者と期限を決めて、流れないよう固定される仕組み。
Slackにはない機能なので、タスクも管理したいならチャットワークがおすすめ。

音声通話やビデオチャットもできるので、ZOOMに慣れない人でも手軽にできます。

 

無料版だと累計14グループまでしか参加できません。
それ以上のグループに参加するなら有料プランの登録が必要になります。

Slack

同じくコミュニケーションツールとして人気なSlack。
グループ参加数の上限がないのがSlackの良いところですね。
ただ、無料会員だと一定数を超えると古い投稿から消えていってしまいます。
ですが、有料会員になることで復元可能です。

 

Slackではグループ分けがより細かくできます。
イメージとしては以下の通り。

  • ワークスペース:大元となるグループ(組織)
  • チャンネル:組織間の各グループ
  • スレッド:チャンネル内の投稿への返信

【使用イメージ】
複数の会社に所属しているなら、A社とB社それぞれのワークスペースがある状態。
A社のワークスペース内に案件ごとのチャンネルがあるイメージです。

チャンネルを開くと各メンバーが発言しています。
このひとつひとつの投稿をスレッドと呼びます。
そこに返信していく形でスレッドごとの会話が広がっていきます。

 

Slackの一番の特徴は、他のサービスとの連携が豊富なこと。
カスタマイズが自由自在なので、ITエンジニアを中心に活用されています。

ツール紹介②:WEB会議(ミーティング)

WEB会議

WEB会議のメリットは顔を見れることだけではありません。
資料や画面を共有することでより効率的に会議を進めることができます。

WEB会議ツールはいくつかありますが、今回はイチオシのツールをひとつだけ紹介します。

ZOOM

2020年2月現在、Web会議で使うならZOOM一択という人が増えています。
他のツールと比べて何が優れているのでしょうか。

ZOOMの特徴は主に3つ。

  • 接続が簡単
  • 接続が安定している
  • 同時に50人まで参加可能

ZOOMの接続の簡単さと安定性は抜群です。
さらに同時に50人まで参加可能なため、小規模のセミナーであれば代用可能。
実際にWEBセミナー(ウェビナー)としてZOOMを活用する人もいます。

ZOOMについてはこちらにも詳しく書いているのでご覧ください。
>>打ち合わせの効率化ツール5選!無駄な工程はカットしよう

ツール紹介③:プロジェクト管理

タスク管理をする人

  • 仕事の進捗確認がしたい
  • リアルタイムで状況を把握したい

そんな時に使えるのが、今からご紹介するプロジェクト管理ツールです。

Trello

Trelloは視覚的にタスクの進捗を確認できるツールです。
ひとつのボードをチームで共有し、カードを動かすことで進捗確認ができます。

例えば「未着手」「作業中」「完了」といった列をつくります。
作業を開始したらカードを未着手から作業中へ、作業中から完了へ、というようにカードの移動で進捗を把握できる仕組みです。

直感的に操作できるので誰でもはじめやすいのが特徴!
リアルタイムで更新されるので、認識のズレもありません。

その他の使えるツール一覧

ガッツリは使わないけどたまにあると便利。
そんなツールを紹介していきます。

Eight

名刺管理アプリのEight。
長時間は使わないけど、瞬間的に必要になることがあります。

例えば取引先関連のこんな時。

  • あの人の漢字、どう書くんだっけ?
  • メアド確認しておこう
  • ちょっと電話したいから番号確認しよう

名刺を名刺入れから出して探すのも面倒。
でもEightに名刺データが入っていたらすぐに見つけられます。

Eightに名刺データを取り込んで活用しましょう!

Eightについての詳細はこちらの記事から。
>>Eightへの名刺スキャン方法!スキャンのプロが教えます

Teachme Biz

マニュアルを簡単に作って共有したいならこれ。
Teachme Biz一択です。

リモートワークの大変なところは、共有がしづらいこと。
その点、Teachme Bizを使えば画像とテキストでわかりやすくマニュアルをつくれます。
作業を外注したい時にも使えますね。

 

画像加工も簡単にできます。
矢印や枠、モザイク処理なども初心者でもできる簡単仕様。
動画でもマニュアル作成可能です。

リモートワーカーの声

その他にも使えるツールはたくさんあります。
実際の使用者の声を聞いてみましょう。

まとめ:ツールを制す者はリモートワークを制す

コミュニケーション・WEB会議・プロジェクト管理、それぞれのツールを見ていきました。
気になるツールはありましたでしょうか?

「ツールを制す者はリモートワークを制す」という言葉もあります。(僕が考えました)
でも実際、ツールを使いこなすことでリモートワークの効率はグッと良くなります。

この記事を参考に、ツールを駆使してリモートワークで活躍してくださいね!

 

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