仕事効率化

仕事を効率化する最適解! ToDoリスト以上に効果的な方法とは

2020年1月16日

仕事がなかなか終わらない……。
やるべきことが多すぎてどんどん後ろ倒しになってしまう……。

タスクが山積みになると、混乱して焦ってしまいますよね。
僕も実際そうでした。

でも試行錯誤したり上司に教わったりした経験のおかげで、かなり効率的に仕事をこなせるようになりました。

  • 仕事を効率化するにはどうしたらいいんだろう?
  • ToDoリストよりもラクで効果のある方法ってないの?

今回はそんな悩みを解決するために、僕が試してみて実際に効果のあった仕事効率化術をご紹介します!
ぜひ参考にして、仕事を効率化していってくださいね。

こんな方におすすめ

  • 仕事を効率化したい
  • ToDoリストよりも良い方法を知りたい

仕事効率化のメリットって何?

仕事を効率化すると、たくさんのメリットがあります。
具体的には以下の3点が挙げられます。

  • 仕事の生産性が上がる
  • 周りからの評価が上がる
  • 自分自身に余裕が生まれる

生産性が上がると、より少ないコストで仕事をこなすことができます。
つまり、仕事のコスパが上がります。

ただ、職場環境によってはスムーズにはいかないですよね。
それでもやらないよりはマシ。

少しずつ効率化して、生産性を高めていきましょう。
その結果、自分もラクになりますよ。

仕事を効率化するために何をしたらいいの?

"仕事"とひと括りに言っても、実際には様々な業務が存在します。
その中で今回は、タスク処理の効率化に焦点を当てていきましょう。

例えば、「取引先にメールを送る」「資料作成をする」等の細々とした作業のことですね。

このようなタスク処理を行う際、こんな悩みはないですか?

  • 何からやればいいんだろう?
  • タスクに気を取られて別のタスクを忘れちゃった!
  • 時間の管理が下手なのかな……。

そのお悩み、効率化する方法を知っていれば改善できます。
では具体的に、タスク処理を効率化するためには何をすれば良いのでしょうか?

代表的なものとして、以下の3つの方法が考えられます。

  • ToDoリスト
  • タイムスケジューリング
  • 自己コンディション管理

 

この3つの中で何が1番効果的なのでしょうか?
実際にアンケートを取ってみました。
(投票してくださったみなさん、ありがとうございました!)

結果はこちらです。

結果は、タイムスケジューリングがダントツでトップに。
実際、僕もタイムスケジューリングが最も重要だと思っています。

特にGoogleカレンダーは超便利ツール。
その理由も含め、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

仕事効率化術

ToDoリスト

todoリストにチェックを入れる

ToDoリストとは

やることを書き出して可視化し、何をやるべきかを明確にすること

紙に書く方法が主流ですが、最近ではアプリも増えています。
ToDoリストアプリだと、Wonderlistも人気ですね。

どちらを使うべきかに関しては、自分に合う方で構いません。

タイムスケジューリング

タイムマネジメントの図

タイムスケジューリングとは

タスクをスケジュールに落とし込むこと

タスク管理方法としては、時間表示できるカレンダーアプリの使用や、時間表示のある手帳の使用が挙げられます。

イメージはこちら。

  • 10:00~11:00はメール対応
  • 15:00~16:00は資料作成

 

自己コンディション管理

朝に起きた女性

これは上記2つとは違った方向からの効率化術。

自己コンディション管理とは

自分の体調や精神状態などを整えること

高いパフォーマンスを発揮することで、効率的にタスク処理ができます。
仕事だけではなく健康面でも良い影響があるのが特徴ですね。

メリット・デメリット

それぞれを簡単に紹介しました。
では実際にメリット・デメリットを見ていきましょう。

ToDoリストのメリット・デメリット

ToDoリストのメリットとデメリットは以下の通り。

メリット

  • 目につく場所に貼れる
  • やることを一覧で見れる
  • 業務を細分化するには便利
  • 完了タスクを消すのが快感
  • 1つずつ取り組むことができる

デメリット

  • 時間配分を組み立てづらい
  • 書いて満足してしまうかも
  • ToDoリストを作るのが面倒
  • 書く方に時間かかると本末転倒
  • 仕事が割り込んできて混乱する

ToDoリストの一番のデメリットは、時間配分を組み立てづらいこと。
後ほどタイムスケジューリングと比較して説明していきます。

ToDoリストを作ること自体に時間がかかってしまうと本末転倒。
綺麗に作ろうとしすぎても時間がかかってしまいます。

ポイント

ToDoリストはなるべく簡潔にわかりやすく書きましょう。

 

「大きなプロジェクトを分解してひとつずつこなす」
この場合、ToDoリストは非常に有効です。

例えば「プレゼン資料をつくる」という業務を分解してみましょう。
「構成を考える」「情報収集する」「資料をつくる」……。

ひとつずつ分解すると、何からやればいいのかがわかりやすくなりますね。

タイムスケジューリングのメリット・デメリット

それに対して、タイムスケジューリングのメリット・デメリットはこのようになっています。

メリット

  • 入力の手間がない
  • 共有もラクにできる
  • 時間配分を組み立てやすい
  • タスク以外の業務も一括管理
  • 臨機応変に管理できる(アプリ)

デメリット

  • 計画を立てる手間がかかる
  • 縦長のため一覧には不向き
  • 消込作業ができないものが多い

消込機能とは、作業完了後にチェックをつけて目印をつける機能のこと。
この消込機能がついていないものが多いのがデメリットですね。

几帳面に書きすぎると、続けるのが面倒になってしまうことも。
過去の僕がまさにそうです。

丁寧にやるのが必ずしも正しいとは限らないんですよね。

ToDoリストとどこが違うの?

ToDoリストとの大きな違いは、時間配分を組み立てやすいかどうか。
タイムスケジューリングは、時間配分が組み立てやすいです。
「何時から何時まではこの作業」というようなルール化が簡単に可能となります。

時間表示のあるカレンダーに記載するので見た目もわかりやすいですよね。
これがToDoリストにはないメリットです。

タイムスケジューリングの最大のポイント

また、タスク以外の業務を一括で見れるのも大きなメリットとなります。

実際は、打ち合わせの時間や休憩時間など、タスク処理以外の時間が存在しています。
そういったものを24時間から引いた時間が、本当にタスクにかけられる時間です。

この部分が見えていないと、タスクがどんどん後ろ倒しになりますよね。
その結果、タスクがその日のうちに終わらなくなってしまいます。

これがToDoリストの弱点。
そして僕がタイムスケジューリングをおすすめする最大のポイントとなります。

自己コンディション管理のメリット・デメリット

自己コンディション管理は、直接タスク処理と関わるものではありません。
しかし、これを行うかどうかで1日の生産性は大きく変わります。

メリット

  • 集中力が上がる
  • 見た目も改善される
  • メンタル面でも効果あり
  • 生活リズムも改善される
  • 早寝早起きは健康にも良い

デメリット

  • 継続が困難
  • 早起きがつらい
  • 仕事以外の面でも気遣いが必要

アスリートは自己管理を徹底していますよね。
これを行うことにより、試合でのパフォーマンスを上げる努力をしています。

アスリートほど徹底する必要はありませんが、積極的に取り入れた方がいいですね。

徹夜明けの仕事と早寝早起きした日の仕事では、その日のやる気や成果が大きく変わる。
そんな経験ありませんか?

上記2つに比べると続けるのがやや大変です。
しかし継続すると、仕事以外の人生全般がより快適に過ごせるようになります。

僕もまだ完全にはできていないので、一緒に頑張りましょう!

仕事効率化!ToDoリストよりも効果のある方法とは

これまで3つの方法を見てきましたが、どれもメリットとデメリットがありました。

結局一番いい方法ってなんなの?

最もおすすめの方法はこちら。
Googleカレンダーを使ったタイムスケジューリングです。

こちらをご覧ください。

Googleカレンダーの画面

めちゃめちゃ見やすくないですか?

Googleカレンダーは見やすい上に操作性もバツグン。
シンプルですごく使いやすいんです。もう完璧。

Googleカレンダーを使うと他にもメリットがあります。
スマホからもPCからもワンタッチでタスクを入れることができるんです。

操作手順は以下の通り。

簡単な流れ

  • すでに決まっていることをカレンダーに書く
    →ex)朝礼、会議、打ち合わせ
  • GカレンダーのToDoリストにタスクを書き出す
    →タスクを掴んで動かせば簡単に並び替え可能
  • 上記で決めた順に、カレンダーに入力していく
    →どのくらい時間がかかりそうかを予想するのが大事

あとはスケジュールに沿って、
ひとつずつタスクを処理していくだけだね。

慣れてきたら2の工程を省略してみましょう。
ToDoリストに書き込む時間がなくなりますよ!
その結果、準備の時間を短縮できます!

 

余裕があれば、自己コンディション管理も一緒にやってみましょう。
より効果を実感できますよ^^

「仕事を効率化する最適解! ToDoリスト以上に効果的な方法とは」まとめ

仕事を効率化するためには、頭の中を整理することが大事です。

まずタスクを書き出して、どのくらい時間がかかるか考えながらカレンダーに入れてみる。
限られた時間の中で、どのタスクにどのくらいの時間が割けるのか考えてみましょう。

Googleカレンダーを見る習慣がつけば、タスクを忘れる心配も減るはずです。
仕事をより効率的に進めるために、この記事を役立てていただけたら幸いです。

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