仕事を効率化する最適解! ToDoリスト以上に効果的な方法とは

仕事がなかなか終わらない……。
やるべきことが多すぎてどんどん後ろ倒しになってしまう……。

タスクが山積みになると、混乱して焦ってしまいますよね。
僕も実際そうでした。

でも試行錯誤したり上司に教わったりした経験のおかげで、かなり効率的に仕事をこなせるようになりました。

• 仕事を効率化するにはどうしたらいいんだろう？
• ToDoリストよりもラクで効果のある方法ってないの？

今回はそんな悩みを解決するために、僕が試してみて実際に効果のあった仕事効率化術をご紹介します！
ぜひ参考にして、仕事を効率化していってくださいね。

仕事効率化のメリットって何?

仕事を効率化すると、たくさんのメリットがあります。
具体的には以下の3点が挙げられます。

生産性が上がると、より少ないコストで仕事をこなすことができます。
つまり、仕事のコスパが上がります。

ただ、職場環境によってはスムーズにはいかないですよね。
それでもやらないよりはマシ。

少しずつ効率化して、生産性を高めていきましょう。
その結果、自分もラクになりますよ。

仕事を効率化するために何をしたらいいの?

"仕事"とひと括りに言っても、実際には様々な業務が存在します。
その中で今回は、タスク処理の効率化に焦点を当てていきましょう。

例えば、「取引先にメールを送る」「資料作成をする」等の細々とした作業のことですね。

このようなタスク処理を行う際、こんな悩みはないですか?

• 何からやればいいんだろう？
• タスクに気を取られて別のタスクを忘れちゃった！
• 時間の管理が下手なのかな……。

そのお悩み、効率化する方法を知っていれば改善できます。
では具体的に、タスク処理を効率化するためには何をすれば良いのでしょうか？

代表的なものとして、以下の3つの方法が考えられます。

この3つの中で何が1番効果的なのでしょうか？
実際にアンケートを取ってみました。
（投票してくださったみなさん、ありがとうございました!）

結果はこちらです。

仕事を効率的にこなすために、何が1番効果的だと思いますか？#ブログ書け

— おかぴ@幻想フォトグラファー (@okapilife39) January 15, 2020

結果は、タイムスケジューリングがダントツでトップに。
実際、僕もタイムスケジューリングが最も重要だと思っています。

特にGoogleカレンダーは超便利ツール。
その理由も含め、ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

仕事効率化術

ToDoリスト

紙に書く方法が主流ですが、最近ではアプリも増えています。
ToDoリストアプリだと、Wonderlistも人気ですね。

どちらを使うべきかに関しては、自分に合う方で構いません。

タイムスケジューリング

タスク管理方法としては、時間表示できるカレンダーアプリの使用や、時間表示のある手帳の使用が挙げられます。

イメージはこちら。

自己コンディション管理

これは上記2つとは違った方向からの効率化術。

高いパフォーマンスを発揮することで、効率的にタスク処理ができます。
仕事だけではなく健康面でも良い影響があるのが特徴ですね。

メリット・デメリット

それぞれを簡単に紹介しました。
では実際にメリット・デメリットを見ていきましょう。

ToDoリストのメリット・デメリット

ToDoリストのメリットとデメリットは以下の通り。

ToDoリストの一番のデメリットは、時間配分を組み立てづらいこと。
後ほどタイムスケジューリングと比較して説明していきます。

ToDoリストを作ること自体に時間がかかってしまうと本末転倒。
綺麗に作ろうとしすぎても時間がかかってしまいます。

「大きなプロジェクトを分解してひとつずつこなす」
この場合、ToDoリストは非常に有効です。

例えば「プレゼン資料をつくる」という業務を分解してみましょう。
「構成を考える」「情報収集する」「資料をつくる」……。

ひとつずつ分解すると、何からやればいいのかがわかりやすくなりますね。

タイムスケジューリングのメリット・デメリット

それに対して、タイムスケジューリングのメリット・デメリットはこのようになっています。

消込機能とは、作業完了後にチェックをつけて目印をつける機能のこと。
この消込機能がついていないものが多いのがデメリットですね。

几帳面に書きすぎると、続けるのが面倒になってしまうことも。
過去の僕がまさにそうです。

丁寧にやるのが必ずしも正しいとは限らないんですよね。

ToDoリストとどこが違うの?

ToDoリストとの大きな違いは、時間配分を組み立てやすいかどうか。
タイムスケジューリングは、時間配分が組み立てやすいです。
「何時から何時まではこの作業」というようなルール化が簡単に可能となります。

時間表示のあるカレンダーに記載するので見た目もわかりやすいですよね。
これがToDoリストにはないメリットです。

タイムスケジューリングの最大のポイント

また、タスク以外の業務を一括で見れるのも大きなメリットとなります。

実際は、打ち合わせの時間や休憩時間など、タスク処理以外の時間が存在しています。
そういったものを24時間から引いた時間が、本当にタスクにかけられる時間です。

この部分が見えていないと、タスクがどんどん後ろ倒しになりますよね。
その結果、タスクがその日のうちに終わらなくなってしまいます。

これがToDoリストの弱点。
そして僕がタイムスケジューリングをおすすめする最大のポイントとなります。

自己コンディション管理のメリット・デメリット

自己コンディション管理は、直接タスク処理と関わるものではありません。
しかし、これを行うかどうかで1日の生産性は大きく変わります。

アスリートは自己管理を徹底していますよね。
これを行うことにより、試合でのパフォーマンスを上げる努力をしています。

アスリートほど徹底する必要はありませんが、積極的に取り入れた方がいいですね。

徹夜明けの仕事と早寝早起きした日の仕事では、その日のやる気や成果が大きく変わる。
そんな経験ありませんか？

上記2つに比べると続けるのがやや大変です。
しかし継続すると、仕事以外の人生全般がより快適に過ごせるようになります。

僕もまだ完全にはできていないので、一緒に頑張りましょう!

仕事効率化!ToDoリストよりも効果のある方法とは

これまで3つの方法を見てきましたが、どれもメリットとデメリットがありました。

結局一番いい方法ってなんなの？

最もおすすめの方法はこちら。
Googleカレンダーを使ったタイムスケジューリングです。

こちらをご覧ください。

めちゃめちゃ見やすくないですか?

Googleカレンダーは見やすい上に操作性もバツグン。
シンプルですごく使いやすいんです。もう完璧。

Googleカレンダーを使うと他にもメリットがあります。
スマホからもPCからもワンタッチでタスクを入れることができるんです。

操作手順は以下の通り。

あとはスケジュールに沿って、
ひとつずつタスクを処理していくだけだね。

慣れてきたら2の工程を省略してみましょう。
ToDoリストに書き込む時間がなくなりますよ！
その結果、準備の時間を短縮できます！

余裕があれば、自己コンディション管理も一緒にやってみましょう。
より効果を実感できますよ^^

「仕事を効率化する最適解! ToDoリスト以上に効果的な方法とは」まとめ

仕事を効率化するためには、頭の中を整理することが大事です。

まずタスクを書き出して、どのくらい時間がかかるか考えながらカレンダーに入れてみる。
限られた時間の中で、どのタスクにどのくらいの時間が割けるのか考えてみましょう。

Googleカレンダーを見る習慣がつけば、タスクを忘れる心配も減るはずです。
仕事をより効率的に進めるために、この記事を役立てていただけたら幸いです。